#UGAOnEstEnsemble

Quels sont le nouvelles problématiques liées à votre poste en cette période particulière ?

Cette période particulière demande une veille active sur l'ensemble des bâtiments.
D'une part, il convient de s'assurer que l'ensemble des bâtiments est bien sous alarme et que les issues sont bien verrouillées.
D'autre part, je dois m'assurer que certains bâtiments restent bien fonctionnels et permettent la poursuite d'activité pour quelques personnels de l'établissement faisant partie du plan de continuité de l'UGA.
Je suis également contacté par des personnels souhaitant accéder à un bâtiment fermé et leur en donne l'accès en coordonnant un réseau d'agents logés, pour l'ouverture physique et la déconnexion de l'alarme. J'organise les rondes de certaines sociétés de surveillance qui poursuivent leurs missions.
Enfin, la hiérarchie temporaire des agents logés m'ayant été confiée, je m'assure de la remontée d'informations concernant les bâtiments et leurs installations techniques.

Comment organisez-vous vos journées ?

Je travaille dans mon bureau sur le campus tous les jours. Cela me permet de conserver la vision centrale que requiert mon poste et d'avoir accès à l'ensemble des clés et moyens d'impression. Je centralise la réception et la livraison de matériels informatiques (PC et Tablettes), procède à leur livraison à domicile ou les confie à un des deux coordinateurs logistiques de mon équipe.
Je réceptionne également des équipements comme du gel hydroalcoolique, des gants et des masques de la part de laboratoires, pour livraison à la préfecture et/ou constitution d'un "kit de protection" pour les agents de maintenance ou de logistique, ou les gardes du campus.

Des membres de votre équipe sont-ils eux aussi présents sur le campus ? Comment maintenez vous le lien avec vos collègues ?

Certains membres de mon service sont présents actuellement; il s'agit des deux coordinateurs logistiques. Il y a également une équipe tournante de vaguemestres chargée de trier, affranchir, livrer le courrier dans certains bâtiments pour lesquels l'activité continue. Les collègues de la reprographie vont également être amenés à se mobiliser pour l'impression de travaux à destination d'enseignants en télétravail. Le service accueil est également concerné en assurant une présence téléphonique pour renseigner l'usager.
J'organise également en lien avec mon assistante la commande d'agents de sécurité dont la présence est requise sur des sites sensibles.
Globalement, la direction de la logistique et de la sécurité étant une fonction d'appui, chaque service qui la compose se mobilise pour garantir non seulement une continuité d'activité mais également permettre que l'activité d'autres directions puissent continuer.

Qu'est ce qui est le plus difficile ?

La gestion opérationnelle à distance est davantage complexe qu'en présentiel, car elle oblige à multiplier les contacts téléphoniques, mails et visioconférences. L'activité logistique requiert une grande réactivité car si l'anticipation des missions est possible, il s'agit également de répondre a posteriori avec rapidité à des besoins nouveaux et il faut donc s'adapter. Dans ce fonctionnement en mode dégradé, je ne peux donner une directive ou évoquer une problématique entre deux portes, il faut organiser la transmission de l'information aux collègues à distance et la formaliser de manière claire et distincte pour ne pas multiplier les interlocuteurs.

Qu'est ce qui vous manque le plus ?

Depuis un mois maintenant, chacun s'est organisé depuis son domicile ou ponctuellement au bureau pour exercer ses missions. Le campus donne une impression de site déserté où la nature et sa faune semblent prendre possession des lieux de manière de plus en plus marquée. Les contacts humains se sont réorganisés mais rien ne remplace les moments de convivialité entre collègues, nécessaires à la fédération des équipes, à la motivation de chacun.